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WPS的邮件合并功能设置

2024-12-17 11:40 来源:WPS官网

在日常工作中,尤其是在办公室环境中,邮件合并功能可以大大提高工作效率。WPS Office作为一款广泛使用的办公软件,提供了邮件合并功能,可以帮助用户批量发送个性化的邮件、信件或其他文档。本文将详细介绍如何在WPS中设置邮件合并功能。

首先,确保已安装WPS Office并启动WPS Writer。在邮件合并的过程中,你需要准备好要合并的文档和包含收件人信息的数据库(通常是Excel表格)。

一、准备收件人信息

1. 打开Excel,新建一个工作簿。

2. 在第一行输入标题,例如“姓名”、“地址”、“邮件”等,作为字段名。

3. 在接下来的行中,逐一填写每个收件人的具体信息。例如,第二行填写第一个收件人的信息,依此类推。

4. 完成后,保存Excel文件,记住文件的保存位置。

二、创建合并文档

1. 在WPS Writer中创建一个新的文档,这将作为邮件合并的主文档。

2. 输入你要发送的信件内容,可以预留出需要合并的字段位置(如姓名、地址等),例如:

“亲爱的【姓名】:感谢您一直以来对我们工作的支持。我们诚挚邀请您参加即将举行的活动。”

三、设置邮件合并

1. 在WPS Writer的菜单栏中,找到“邮件”选项,点击“邮件合并”。

2. 在弹出的邮件合并窗口中,选择“选择收件人”。

3. 选择“使用现有列表”,浏览并选择之前准备好的Excel文件。

4. 驳回时,确保选择正确的工作表,然后点击“确定”。

四、插入合并字段

1. 继续在邮件合并窗口中,选择“插入合并字段”。

2. 从字段列表中选择需要插入的字段,例如“姓名”,点击插入。

3. 根据需要,继续插入其他字段,例如“地址”等,形成完整的合并文档。

五、预览和完成合并

1. 完成字段插入后,可以使用“预览合并结果”功能查看每一封邮件的样式,确保没有错误。

2. 如果一切无误,点击“完成合并”,选择“打印文档”或者“发送电子邮件”。

3. 如果选择发送电子邮件,需要输入相应的邮件发送设置。

通过以上步骤,就可以顺利使用WPS的邮件合并功能,轻松完成批量邮件的发送。无论是公司通知、邀请函,还是营销活动的宣传,都可以通过这一功能实现高效、便捷的操作,大大提升工作效率。

总之,掌握WPS的邮件合并功能,对各类需要批量发送的文档来说,都是一项非常实用的技能。希望本文能帮助您顺利完成邮件合并操作,提高您的日常办公效率。

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